Digitales Lessons Learned – Ein großer Beitrag zum KVP

Lessons Learned Workshop – Warum nicht digital?  

Um einen Workshop durchzuführen, dafür braucht es unbedingt die persönliche Anwesenheit. Bisher zumindest. Mit den passenden Lösungen lassen sich heute schon viele Workshops erfolgreich digital umsetzen. Dazu gehört auch der „Lessons Learned Workshop“.

So mancher Leser fragt sich an dieser Stelle: „Was genau ist eigentlich Lessons Learned?” Lessons Learned kommt aus dem Englischen und wird häufig auch Retrospektive (lat. retrospectare) genannt. Es bedeutet übersetzt so viel wie „gewonnene Erkenntnisse“. Die zugrundeliegende Methode entstammt dem Projektmanagement. Das erklärte Ziel der Durchführung von Lessons Learned ist im ersten Schritt verschiedenste Erfahrungen,  Erkenntnisse und Herausforderungen  aus der täglichen (Projekt-) Arbeit zu sammeln und Optimierungspotenziale zu heben. Weiter dient die Methode dazu, das gewonnene Wissen aufzubereiten, zu dokumentieren und weiterzugeben.  Oder einfach in anderen Worten:  Mit Lessons Learned lässt sich der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) vorantreiben. 

„Mit Lessons Learned wird Projektmanagement immer besser!“ – Aber warum?   

Lessons Learned fördert in hervorragender Art und Weise das Wissensmanagement. Mit dieser bewährten Methode lassen sich zunächst Erfahrungen und Hilfestellungen an andere Projektteams und Mitarbeitende weitergeben, Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikationswege vereinfachen. Damit können Sie mit relativ wenig Aufwand in Ihren Projekten sowohl eine erhebliche Zeiteinsparung als auch eine signifikante Qualitätsverbesserung erreichen. 

Entscheidend aber ist, dass deine Projektmitarbeitende selbst die Notwendigkeit für Verbesserungen gemeldet und praktikable Lösungen erarbeitet haben. Damit sind eine hohe Akzeptanz und schnelle Umsetzung optimierter Prozesse sichergestellt. Zudem kannst du so die Wertschätzung für die bisher geleistete Arbeit steigern. Denn Lessons Learned ist nicht dazu da, nur zu jammern und negative Aspekte zu besprechen. Im Gegenteil, du sollst auch die Erfolge deiner Teams sichtbar machen und feiern. Denn der Spaß und ein motivierender Ansatz dürfen auf keinen Fall fehlen. Auf diese Weise förderst du zudem die Vernetzung und den Teamgeist.  

Fazit: Mit regelmäßigem Lessons Learned kannst du eine echte Kosteneinsparungen im Projekt erzielen. Die einzige Voraussetzung ist, dass deine Mitarbeitenden auch  den Sinn von Lessons Learned verstehen und sie die Ergebnisse effektiv nutzen und weitergeben. Dazu später mehr! 

Wie kann ich Lessons Learned Workshops offsite durchführen?   

Selbstverständlich gibt es dafür eine Lösung: Ein digitaler Lessons Learned Workshop mit speziell entwickelten Tools. So kann jeder einzelne Mitarbeitende trotz der Entfernung seine Erfahrungen und Wünsche einbringen. 

Ein digitaler Workshop mag zunächst nach einer Notlösung klingen. Doch toolbasiertes Lessons Learned wird auch nach den Pandemie-Zeiten von hoher Relevanz sein. Zudem kannst du sogar von  einigen Vorteilen hinsichtlich Effizienz, Effektivität und Qualität profitieren:

• Workflows für einen strukturierten Ablauf und Transparenz  
• Einfache und klare Dokumentation  
• Automatisierte Ergebnis-Aufbereitung 
• Workshopteilnehmende können sowohl ungestört in die Einzelarbeit gehen als auch im Team diskutieren  

Du musst Lessons Learned aber nicht zwangsläufig als Workshop planen. Setzt du lieber auf eine gewisse Anonymität oder hast aktuell ganz konkret Probleme bei der Terminfindung? Dann kannst du auch Interviews durchführen oder Fragebögen nutzen.  Ein großer Vorteil von Interviews ist, dass man  hier in höherem Maße persönlichen Anliegen, Chancen oder Herausforderungen auf den Grund gehen kann. Außerdem sprechen in diesem Setting Mitarbeitende meist offener als im Team-Workshop, in dem womöglich auch noch der eigene Chef dabei ist. 

Die Verwendung von Fragebögen empfehlen wir dir dann, wenn Lessons Learned bereits in deinem Unternehmen etabliert ist. Wenn genau das der Fall ist, kannst du ohne großen Zeitaufwand über Fragebögen gezielt Themen abfragen.  

Wie lassen sich die Ergebnisse von Lessons Learned nachhalten?  

Egal ob du einen Workshop als Präsenzveranstaltung oder digital durchführen möchtest oder vielleicht doch ein Interview oder einen Fragebogen präferierst: Du musst die Erkenntnisse und Maßnahmen intensiv verfolgen. Ansonsten ist es für uns als „Gewohnheitstiere” viel zu bequem und in gewisser Weise auch zu attraktiv den Status Quo beizubehalten.  

Wir haben einen Prozess etabliert, der genau das verhindert! Durch kontinuierliches Nachhalten stellen wir für dich sicher, dass du deine Erkenntnisse präsent halten und die Maßnahmen umsetzen kannst. So fördern wir deinen KVP - also deinen kontinuierlichen Verbesserungsprozess – und begleiten dich ein Stück weit hin zu einer kosteneffizienteren Organisation. In diesem Zuge machen wir ebenso deine bereits verzeichneten Erfolge sichtbar und zeigen dir genutzte Potenziale oder behobene Probleme auf. Das fördert auch die Akzeptanz und die Motivation bei deinen Mitarbeitenden die kontinuierliche Verbesserung immer weiter voranzutreiben. 

Wie überzeuge ich meine Mitarbeitenden von Lessons Learned?  

Deinen Mitarbeitenden ist nicht immer nur die Kosteneffizienz wichtig. Sie möchten auch ihren ganz persönlichen Nutzen erkennen. Dieser könnte beispielsweise wie folgt lauten: Dank Lessons Learned wird uns allen der Arbeitsalltag erleichtert!   

Besonders die Arbeit an Schnittstellen, sowie auch lange Kommunikationswege, sind geprägt von vielen Iterationsschleifen. Diese kannst du minimieren und die Arbeit angenehmer gestalten. Deine Mitarbeitenden können außerdem vom Wissenstransfer profitieren und von den Fehlern anderer lernen. Die aufbereiteten Ergebnisse und die erzeugte Transparenz können auch bei der Einarbeitung von neuen Kollegen unterstützen. Nicht zuletzt bietet Lessons Learned die Gelegenheit, auch mal Frust abzulassen, genauso wie Erfolge und Erreichtes zu betonen und Lob zu empfangen. Besonders in diesem Kontext kann so auch eine engere Bindung zu den Kollegen aufgebaut werden, von der dann jeder einzelne im Alltag profitiert.