Was habe ich eigentlich schon erledigt und was muss ich noch bis wann erledigen? Heute denken wir über das Thema Qualität mal ganz einfach nach, denn bei der Planung unserer täglichen Aktivitäten fängt Qualitätsmanagement ja bereits an.
Damit du nix vergisst, den Überblick behältst, wer, was bis wann erledigt, brauchst du im einfachsten Fall eine Liste. Wird es komplexer, arbeiten viele Personen an einem Thema und wird es dadurch unübersichtlich, kannst du die Liste auch digitalisieren. Handelt es sich um ein großes, komplexes Projekt, dann verwendest du am besten ein bereits im Markt verfügbares Tool (JIRA, MS Team,...).
Lies hier gerne mehr über das Thema Offene Punkte Liste und warum du dir eine zulegen solltest. Hier findest du auch gleich eine einfach Variante der OPL, mit der du in das Thema Planung einsteigen kannst:
Was ist eine offene Punkte Liste "OPL" ?
Die offene Punkte Liste ist ein zentrales Dokument zur Qualitätssicherung und Steuerung von Projekten. Von der frühen Phase bis hin zum Projektabschluss und darüber hinaus dient die offene Punkte Liste als wesentlicher Teil der Projektdokumentation und als Plattform für die Projektkommunikation. In einem kleinen Projekt mit nur einer geringen Anzahl an Projektbeteiligten (z.B. in einem mittelständischen Unternehmen) genügt eine Excelliste, um den Überblick über aktuelle Aufgaben und den Status der Abarbeitung zu behalten.
Was muss ich in der Anwendung einer offene Punkte Liste beachten?
Offene Punkte werden immer qualifiziert abgeschlossen. Wenn Themen auf erledigt gesetzt werden, muss auch eine Begründung oder ein Verweis zur weiteren Bearbeitung hinterlegt sein. Offene Punkte müssen immer mit einem Zieldatum und einem Verantwortlichen hinterlegt werden. Eine Wiedervorlage auch für einen längeren Zeitraum sollte jederzeit möglich sein.
Wie kann die offene Punkte Liste für reaktive Qualitätsarbeit genutzt werden?
Abgeleitet aus den Tätigkeiten in der OPL können Themen direkt in das Problem-Management zur weiteren Bearbeitung überstellt werden. Über eine zentrale Steuerung durch das Projektmanagement und Schnittstellenpartner, sowie durch interne und externe Projektbeteiligte, können übergreifende Probleme schnell identifiziert und gelöst werden.
Wie kann die offene Punkte Liste als Basis für die präventive Qualitätsarbeit genutzt werden?
Die Möglichkeiten der Nutzung der offene Punkte Liste für präventive Q-Arbeit sind sehr breit gefächert. Wir wollen hier nur einige Teilbereiche nennen, die durch eine Digitalisierung inkl. intelligenter KPIs (Key Performance Indikatoren) beeinflusst werden können:
- Lessons Learned
- Verantwortungsmodelle
- Projektplan
- Projektstruktur
- Risikomanagement
- Kostencontrolling
- Qualitätsstandards
- Bedarfsplanung
- ….