Leassons Learned als Teil des Projektmanagements, Geschäftsmann hält Tablett welches Daten zeigt

Fußball funktioniert nur mit Lessons Learned!

Der Weg zur selbstlernenden Organisation. 

Mein Sohn ist ein Fußballnarr. Ein fester Bestandteil in seinem Training ist Feedback, ganz nach dem Schema Lessons Learned. Er ist kein Profi, aber trotzdem hat er verstanden, dass er nur lernt, wenn er regelmäßig Feedback bekommt und aus seinen Fehlern die entsprechenden Schlüsse zieht. In den Berichten zum Profifußball wird es ihm gezeigt. Immer und immer wieder werden Sequenzen angeschaut und analysiert um: 

  • Im ersten Schritt den Fehler zu finden. 
  • Im zweiten Schritt die Ursache für den Fehler zu finden.  
  • Im dritten Schritt die Phase der Verbesserung einzuläuten. 

Stärke jeden einzelnen Spieler, denn damit stärkst du deine Mannschaft. Mach sie besser. Indem ihr gemeinsam zurückschaut. Implementiere CHECK als wichtigen Bestandteil deiner täglichen Arbeit. 

Überträgst du das Verhalten auf dein Unternehmen, deinen Bereich, dein Projekt, dann wirst du Folgendes erleben: 

  • Fehler werden bereits im Vorfeld verhindert - also bevor sie auftreten.  
  • Das Team funktioniert als Team und ist hoch motiviert und bereits jetzt mit Zukunftsthemen beschäftigt.  
  • Alle Problemstellungen aus der Vergangenheit sind jedem bekannt und transparent aufbereitet. 
  • Das Team ist hungrig auf Neues, gleichzeitig fokussiert und präzise in der Abarbeitung bereits bekannter Themen. 

In der selbstlernenden Organisation wird eine offene Fehlerkultur gelebt und jeder adaptiert neue Methoden, Verfahren und Prozesse ohne zu zögern. Ein Beispiel hierfür: Lessons Learned. 

 Hand zeigt auf drei Smileys - positive, neutral und negativ -  Teil von Lessons Learned

Hier zwei Varianten wie ich in Projekten das Thema Feedbackkultur etabliert habe: 

Eine positive und gelebte Fehler- und Feedbackkultur ist der Grundstein für die selbstlernende Organisation. 

Variante 1 kann für jede Unternehmensgröße der Startschuss und ein Test sein: 

Schlank und einfach wurde ein „runder Tisch“ ins Leben gerufen und wir sind mit Stift, Papier und einem Whiteboard gestartet. Wichtig: es gab Kaffee, Getränke und Gebäck. Als Ergebnis konnten wir acht Hinweise und fünf Problemstellungen aufzeigen, denen wir noch am selben Tag nachgehen konnten.  Um die Prozesse und Abläufe im Hintergrund anzupacken, habe ich mich direkt mit der Hierarchie des Kunden in Verbindung gesetzt. Wichtig hier: Immer hin zum Ort des Geschehens - aber dazu dann an anderer Stelle gerne mehr. 

Variante 2 ist eher was für Konzerne oder größere mittelständische Unternehmen:  

Die vorhandene Meilensteinplanung wird um das Lessons Learned erweitert. Der Durchführungsrhythmus wird vorgegeben, kann aber in Rücksprache mit den Projektleitern angepasst werden. Die ersten beiden Workshops sind in der Moderation professionell unterstützt. Zur Dokumentation wird eine Datenbank neu etabliert oder eine bereits bestehende entsprechend erweitert. Hier gilt: Hin zum Ort des Geschehens. Bitte nicht "hätte hätte"... Schau dir das Ganze direkt an. Du kennst es ja schon… dazu in einem späteren Beitrag noch mehr. 

 

Brauche ich Lessons Learned? 

Die Frage erübrigt sich hoffentlich mit den Ausführungen in der Einleitung. JA: wenn ich besser werden will ganz klar JA. 

Und jetzt noch meine ganz persönliche Lieblingsstelle für dich: 

Auf Basis von KPIs (Key Performance Indikatoren) entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden systematisch Bausteine für ein erfolgreiches Lessons Learned. Mit semantischen Analysen schaffen wir es in unseren Kundenprojekten wiederkehrende Problemstellungen zu identifizieren und daraus zu lernen. Ergebnisse können unter anderem Folgende sein: optimierte Meilensteinpläne für Folgeprojekte oder die Anpassung des Kostencontrollings und der Ressourcenplanung. 

 

Was ist der Unterschied zwischen Lessons Learned und Feedbackschleifen? 

Generell gibt es keinen Unterschied. Das Lessons Learned sollte genauso ein geplantes und wiederkehrendes Element in der Projektdurchführung sein, wie auch die Feedbackschleife. Zur Implementierung einer positiven Fehlerkultur ist es sinnvoll, nach Feedback zu fragen und nicht zu fragen, was wir im nächsten Schritt besser machen sollten. Ein positives Wording öffnet bisher verschlossene Türen in der Organisation. Hierzu mehr im Beitrag positive Dankbarkeitsreflektion. 

Teamarbeit als wichtiges Bestandteil von Projektmanagement sowie Lessons Learned

 

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